所属各单位：
    《安徽省地质实验研究所会计电算化管理制度》（地实[2008]22号文）经近一年时间试运行，对其间发现的不足之处及时进行了调整，现将修订后的《安徽省地质实验研究所会计电算化管理制度》印发给你们，请遵照执行。
    特此通知

                                                             二○○八年十二月一日

安徽省地质实验研究所会计电算化管理制度(修订稿)

    为规范我所会计电算化工作，确保会计电算化系统安全可靠地运行，明确系统操作人员工作岗位及职责，保证会计信息的安全并及时准确地为各级管理人员提供财务管理信息，根据【中华人民共和国会计法】和【会计基础工作规范】的规定，结合我所实际情况特制定本制度。
    一、会计电算化操作管理制度
   （一）操作人员工作岗位：
    1、财务主管：负责所属会计核算单位的会计凭证的审核以及对月度、年度会计报表进行审核确认。
    2、总稽核员：负责对所本部及所属会计核算单位原始凭证、记账凭证、会计账簿及财务分析资料的合理性、合法性、正确性的稽核。负责会计报表格式的确认及会计报表数据的稽核。
    3、系统管理员：是指电算化账务管理系统的管理人员。此岗位由财务科指定熟练掌握会计软件操作知识，熟悉所里财务管理制度，责任心强的会计人员担任。
    4、制单员：是指有权进入账务系统调用部分功能完成数据录入的人员。此岗位由具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平的主办会计担任。
    5、出纳员：办理各会计核算单位现金、银行存款的收付，对涉及现金及银行存款凭证的确认。
    6、系统维护员：是指负责系统运行管理和维护的人员。由所网络管理员担任。
    （二）操作人员的职责和权限：
    1、总稽核员：负责对各会计核算单位会计凭证、帐表、财务分析资料数据的全面稽核，稽核数据的合理性、正确性和审查会计报表。对不符合要求的及时口头或书面通知被核查单位的财务主管、制单员进行整改。
    2、财务主管：负责所在单位会计核算工作。负责根据财务软件的特点和本单位的财务管理要求来建立账务管理体系，会计科目的设置必须符合会计制度和会计电算化的要求。根据实际工作需要合理设置财务会计岗位人员，分配各岗位操作人员的操作权限。根据原始单据复核记账凭证的制作是否正确，复核无误后予以盖章确认，错误凭证要求制单员进行修改。对月度、年度会计报表进行审核确认。
    3、系统管理员：
    ①负责会计电算化工作的具体实施，规定系统操作流程，指导、检查制度的执行情况，根据需要增减会计核算单位，根据财务科对财务主管的权限规定赋予财务主管相应操作权限，按照领导安排恢复会计数据资料。
    ② 负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统及有效安全、正常地运行，在系统发生故障时，应及时在场，监督与组织有关人员恢复系统的正常。
    ③负责系统操作运行的完全性、正确性、及时性的检查。
    ④负责做好系统运行情况的总结，提出更新或修改软件的需求报告。
    4、制单员：
    ①检查会计原始单据的审批手续是否齐全，严格按照原始数据录入，录入完毕进行自检核对。
    ②严格按照系统操作说明进行操作，负责系统日常维护操作。
    ③每次数据录入结束后，应及时做好数据双备份工作。
    ④注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期修改本人操作密码，备份的数据要妥善保管。
    ⑤当天的日记账数据要做到当天登录，登录后即时打印出当天的记账凭证。
    ⑥操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。
    ⑦做好各类数据、资料、账表、凭证的安全保密及保管工作，不得擅自出借。
    5、出纳员：根据审批手续齐全的原始单据办理现金、银行存款的收付。每日对机内涉及现金及银行存款的凭证予以确认，保证库存现金和机内现金日记账相符。每月做到银行存款日记账月末余额和银行对账单一致，不一致的应编制银行存款余额调节表。出纳员不得担任现金和银行存款等原始数据输入工作，不得兼管审核、稽核及档案保管工作。
    6、系统维护员：
    ①定期检查系统的运行情况并进行维护保养。
    ②负责系统运行软件、硬件的故障清除工作。
    ③负责系统的安装和调试工作。
    ④按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。
    ⑤系统维护人员除实施数据维护时，一般情况不允许打开数据库进行操作，更不准修改数据库结构，改动数据来源走向。
    ⑥负责服务器上的数据双备份及光盘刻录工作。
    （三）会计凭证的审核与管理：
    1、原始凭证和自制凭证的审核：
    制单员收到原始凭证或自制凭证后首先审核业务发生的真实性和金额的准确性，审批签章是否完整，确认无误后及时进行数据录入。
    2、记账凭证的审核：
    制单员录入凭证数据后，将打印的会计凭证及附件交财务主管审核，确保录入金额与原始凭证金额相一致，科目运用恰当，摘要书写规范、财务主管审核无误后予以签章确认。
    （四）会计电算化操作管理:
    1、财务科根据实际工作需要确定会计电算化系统操作人员，依据不相容岗位相互分离、牵制及权限交叉的原则具体规定操作人员操作权限。所有操作人员都不赋予恢复及修复权，特殊需要时，经科领导批准，临时一次性赋权。操作人员应严格在规定权限范围内对系统进行操作。
    2、会计人员调离必须按“会计法”和“会计人员工作规则”的规定办理交接手续并在系统内及时予以调整。
    3、会计电算化系统计算机原则上专机专用, 谢绝无关人员使用机器做其他工作。
    4、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。
    5、系统管理员必须做好日常检查监督工作, 发现不规范使用应及时制止, 并采取措施避免同样情况再次发生。
    6、操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码一个季度内至少更换一次。
    7、在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作。
    8、记账凭证经有关人员（制单员、出纳、财务主管）确认并签章后方可进行记账操作。
    9、发现已审核记账的错误凭证只能用红字冲回或作调帐处理。10、月末必须实行自动结转账，会计报表必须自动取数生成。
    11、序时明细账必须满页打印。
    12、系统维护员必须定期检测系统软件运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作。发现潜在危险及时通知操作使用人员中止财务软件运行，尽快检修。
   （五）会计电算化操作流程：
    1、制单员根据审批手续齐全的原始单据录入数据并打印出记账凭证，每次操作完即做双备份。每周五下班前系统维护员进行服务器上数据双备份。
    2、财务主管根据记账凭证后附件予以审核签章，错误的记账凭证交制单员进行更正。
    3、月末全部记账凭证经出纳确认，财务主管审核后，制单员进行记账操作。
    4、生成并打印会计报表，财务主管对会计报表予以审核并签章。
    5、各会计核算单位传出报表数据至汇总帐套，经合并生成汇总会计报表上传局。
    6、总稽核员定期对各会计核算单位进行稽核。
    7、年度终了打印总账、明细账、日记账并按照会计基础工作规范要求装订成册，将年度会计电算化数据刻录光盘。
    8、在新的会计年度开始20天内完成结转各帐套的年初数手续，并保证数据检验平衡。
    二、会计电算化软件维护管理制度
   （一）系统软件的管理与维护：
   1、上机操作人员不许改变软件系统环境配置，不许改变主财务软件批命令。任何人不得删除或修改操作日志文件。
    2、上机操作人员不准进行系统软件删除、拷贝、修改系统文件名等文件操作。
    3、上机操作人员不许擅自升级改变系统软件版本，或更换系统软件。
    4、系统管理员或系统维护人员进行正常软件升级、维护工作以后，必须及时做好记录，将修改情况及时登记在案，以便今后管理。
    5、系统维护员必须定期检测系统软件运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作。发现潜在危险及时通知操作使用人员中止财务软件运行，尽快检修。
    （二）财务软件的维护：
    会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作，由于财务部门应用新中大软件股份有限公司的商品化软件，程序修正和会计软件参数调整由新中大公司实施。
    1、会计软件使用过程中出现问题的解决：
    （1）操作使用人员在实际工作中发现“新中大财务软件”的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告系统管理员。
    （2）系统管理员对新中大公司提出程序修正和会计软件调整要求。
    （3）财务部门在收到新中大公司修正程序或调整参数数据后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作使用人员运行。
    2、会计数据的修正和恢复：
    (1)会计数据的修正和恢复操作必须由财务主管、系统管理员和操作人员同时在场，其他操作人员均不得进行维护操作。
    (2)由于凭证填制或录入错误而导致帐簿数据的错误，只能通过凭证更改方法进行数据的修正，不得通过维护给予修正。
    (3)一般情况下不允许实施数据恢复操作，只能当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。
    (4)数据修正与恢复的程序：
    ① 具体操作人员向财务负责人提出书面申请，财务负责人确认后通知系统管理员进行数据恢复。未事先经财务负责人批准，系统管理员不准实施数据恢复操作。
    ② 系统管理员实施数据恢复确定准确无误后通知操作使用人员。
    (三)会计软件的管理：
    1、购入的会计电算化需要的软件文档资料必须由专人负责保管，不得向外单位转借或复制。
    2、用于操作的会计电算化软件安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
    三、会计电算化系统硬件设备维护管理制度
    （一）会计电算化系统硬件设备是指专门和主要用于财务处理的计算机及配套设备，包括网络服务器、工作站、网络管理打印输出电源保护等设备。
    （二）会计电算化财务系统硬件设备的管理和维护；
    1、系统设备是专门用于财务处理工作的，任何人员不得擅自使用、拆换，不得将其用于玩游戏、个人事务处理和对外服务。
    2、会计电算化系统设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况不得使用，确需使用时必须经系统管理员或有关负责人批准，并确认不影响系统正常工作。
    3、为保护系统不受计算机病毒破坏，各级工作人员一律不许将未经系统管理员和系统维护员批准的U盘上机使用。
    4、系统维护人员负责定期设备检测维护，并及时做好设备情况记录。
    （三）安全与保护
    1、财务工作人员必须加强会计电算化安全与保护工作。
    2、系统应用的各种设备除了每周一次要全面检查外，平时要保持设备清洁，定期进行清洗。
    3、办公室内的一切电器设备必须经过用电管理部门同意后才能安装。
    4、所有用于会计电算化的计算机都必须配备UPS不间断电源设备。
    5、工作中突然停电时必须马上存储数据，及时退出系统，关闭工作中使用的各种设备的电源。
    6、操作人员每天下班时应关闭自己使用设备的电源。
    7、硬件设备的启用必须遵照以下程序：首先开总闸开关，其次开UPS电源设备，第三开打印机，第四开显示器，第五开计算机主机。
    四、会计电算化档案管理制度
    （一）应根据帐簿数据编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。
    （二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐全，做到帐证、帐表、表表之间钩稽严密，有分支机构的应将分支机构的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、分支机构报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管财务的领导、会计主管和制表人签名盖章。
    （三）单位的会计档案包括数据备份光盘和计算机打印输出的会计凭证、会计帐簿和会计报表等。存储在光盘上的会计文件必须是由新中大财务会计软件生成的格式数据，保证能按要求可靠的恢复到会计软件中。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员和财务主管签字盖章认可。光盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上，计算机打印输出的会计凭证、会计帐簿和会计报表等档案应按财政部印发的会计档案管理要求存放年限存放。各单位每年形成的会计档案，都应由财务科按照归档的要求，纸质的要装订成册，光盘要存放在不同地点。当年会计档案，在会计年度终了后暂由财务科保管一年。期满后由财务科编造清册移交档案部门。
    （四）备份是通过对会计数据在硬盘和软盘上上建立副本来实现信息存储的。制单员每次操作完后必须进行双备份，系统维护员每周必须将服务器上的会计数据进行双备份。为便于整理和查找，要按照固定统一格式进行备份，在既定的盘符下标明年份、单位（固定简称）、内容。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份光盘上的会计数据进行任何非法操作，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
    （五）必须妥善保管好会计数据的备份u盘，不得外借，双备份盘不得存放在同一地点。
     五、内部稽核制度
    （一）、为使会计基础工作合乎规范要求，保证会计信息的合法、真实，总稽核员定期对所会计电算化各帐套以及会计纸质资料进行全面稽核。稽核如发现问题，应根据性质不同及时口头或书面通知责任人予以整改。
    （二）、对原始凭证的稽核
    原始凭证记载经济业务的真实性，收支是否合法以及是否符合单位的各项管理制度，填写是否规范，金额计算是否正确，签章是否齐全。
    （三）对记账凭证的稽核
    记账凭证上记载凭证张数和金额与所附原始凭证的张数和金额是否相符，摘要内容填写是否明晰，会计科目运用是否正确，签章是否完整。
    （四）对会计账簿的稽核
    账簿设置是否合理、合法，打印输出的账簿是否符合规范要求，账证、账账、账表是否相符。
    （五）对会计报表的稽核
    会计报表是否由系统自动生成，表式、项目、内容是否符合局统一要求，表间勾稽关系是否衔接，数字是否真实、准确，内容是否完整，说明是否清楚，报表是否打印齐全，签章是否完整。
    （六）对实物资产的稽核
    实物资产（固定资产、存货、现金等）是否与账目相符，银行存款账余额和开户银行对账单余额是否一致。